コラム

英文メール 伝わるコツ 意識していたのは〇〇

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英文でメールを書くことは
今や珍しいことではありません。

英語が公用語 外資系の会社で得た英文メールのコツ

ネットでちょっと検索しても、
はたまた書店のビジネス書コーナーに行けば
「英文メールの書き方」の
情報はありふれています。

とはいえ日本語のメールと同じで、
大体テンプレートがあって、
その作法にしたがっていれば、
少なくとも失礼にはならないものです。

ここでは社内では英文メールが当たり前の環境に身を置いていたものとして、
どんなカンジの英文メールが飛び交っていたかを紹介します。

スペックは
留学経験なし、好きな音楽はヘビメタです

「シンプル・簡潔に」文法よりも大切なこと

結論から述べれば、英文メールを出すときは、
過不足なく、いかにシンプルに要件を伝えるかを心がけていました。

PCタイピングする女性

なぜかというと
「誤解」を生じさせる可能性を減らすためです。

シンプルにまとめられた文章は読み手も
「この人は何を要求しているか」とか、
次のActionは何かを把握しやすく、
組織での動きも早くなります。

突き詰めると、
ビジネスでメールを出す場合、
目的となるものは多くはありません。

  • 誰かに何かをしてもらうため
  • 報告のため

くらいではないでしょうか。

そうでなければ、そもそも他人にメールなんて書いて出しません。
さらに、文学作品を英語で書くわけではなく、
ビジネスで英語を意思伝達のツールとして使っているわけなので、

「正しい英語」よりも「伝わる英語」を書くように
割り切っていました。

達者な長文メールでも、海外から
「で、結局俺は何をすればいいんだ?」って
聞かれている人を結構みました

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「シンプル・簡潔に」にメールを書くことのメリット

既述の「誤解する可能性を減らす」こと以外にも
内容を簡潔にまとめてメールを書くと、
さまざまなメリットがあります。

物事をまとめる力がつく

シンプルにまとめようとすると、
結構、努力がいります。

  • 今から相手に伝える内容の本質は何か?
  • 結局私は相手にどうして欲しいのか?

これらを自ずとまとめる必要があるからです。

このように何が本質で、
何を要求すればいいのかを意識する癖ができることが
メリットの一つになります。

シンプルなメールは受け取った側も「動きやすい」

また、そのメールを受けとる側にもメリットがあります。

簡潔にまとめられたメールは動きやすいからです。

何か自分にActionが求められていれば、
自分がやるべきことが明確だからです。

しかもメールを時間をかけて読む必要もないので、
時間も節約できます。

ネイティヴのような自然な響きよりも、余すことなく「伝えきる」!

英語のメールでやりとりをする場合、
英語表現でネイティヴのような自然な響きを求めるよりも、

余すことなく「伝えきる」

ことが大事です。

最近はYouTubeなど動画サイトで
自然なイントネーションに触れられる機会が増えたせいか、
「日本生まれですか?」というレベルの
完璧な響きで日本語を操る外国の方も増えていますが、
そうでない方は「あ、外国の方だ」と気づくものです。

ライティングも同じです。

英語が母国語でない者は、
いくら頑張ってもネイティヴから見れば
不自然な響きが残ることは必至
です。

そもそも論として、
文章の響きをマネたところで、
コミュニケーションで力を入れるべき箇所はそこではありません。

一番肝心なのは内容です。


会社で働いていれば経験があると思いますが、

「うわっ!」と思うような
長文メールを送られてきて、じっくり読んでも、
結局何をして欲しいのかわからない文章こそ
無駄なことはありません。

結局英文だろうが、日本語だろうが
簡潔に相手にものを伝え、
動いてもらえる文章を書けると
スムーズに業務を回せます。

英文メールを書くときに意識していたのは
「正しい英語」よりも「伝わる英語」でした。

P.S.
ちなみに和文メールと英文メールは
スピード感が違います。

日本語の場合

株式会社▲▲ 埴輪 様

いつもお世話になっております
〇〇株式会社 ××事業部 土偶です

この度は、会議後の親睦会のお誘いありがとうございます
大変喜ばしいお誘いでありますが、
あいにくその日は大阪出張でして都合が取れません。

誠に申し訳ございませんが
どうぞよろしくお願いいたします

土偶

英文の場合

Hi, Haniwa,

Sorry, we can't make it. I will be in Osaka on that day.

Thanks,
Dogu

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【英語クイズ】どれが一番上達するでしょうか?

突然ですが、クイズです。
(じゃかじゃん♪)

英会話の学習法について。

次のうち、
どの練習をやると
一番上達するのでしょうか?

1.英単語を覚える
2.文法をマスターする
3.とにかく聞き流し

(チッ、チッ、チッ、チッ…)

答えは、






全部ハズれですw

実は、

多くの日本人にとって、
どれだけ英語を勉強しても話せるようにならない
ある理由があるのです

私もこれをしって
「そうだ」と思いました。

日本人だけが抱える
英会話の深刻な問題とは何か?

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