公用語は英語が当たり前の環境で英文メールを書くときに意識していたこと

英文でメールを書くことは今や珍しいことではない。ネットでちょっと検索しても、はたまた書店のビジネス書コーナーに行けば英文メールの書き方などといった情報はありふれている。とはいえ日本語のメールと同じで、大体テンプレートがあって、その作法にしたがっていれば少なくとも失礼にはならない。もしあなたが「英文メールのテンプレート」を探してここに辿り着いたのであれば。この記事ではテンプレートは一切出ないので他を当たってみたほうが良い選択だ。

ここでは社内では英文メールが当たり前の環境に身を置いていたものとして、どんなカンジの英文メールが飛び交っていたかを紹介する。

英文メール文法よりも大切なことは過不足なく「シンプル・簡潔に」

結論から述べれば、英文メールを出すときは、過不足なく、いかにシンプルに要件を伝えるかを心がけていた。なぜかというと「誤解」を生じさせる可能性を減らすためだ。シンプルにまとめられた文章は読み手も「この人は何を要求しているか」とか次のActionを把握しやすく、組織での動きも早くなる。突き詰めるとビジネスでメールを描く場合、目的となるものは多くない「誰かに何かをしてもらうためか」「報告」のためかくらいではないだろうか。そうでなければ他人にメールなんて書かない。さらに、芸術作品を英語で書くわけではなく、ビジネスで英語を意思伝達のツールとして使っているわけなので、「正しい英語」よりも「伝わる英語」を書くように割り切った。

「シンプル・簡潔に」にメールを書くことのメリット

既述の「誤解する可能性を減らす」こと以外にも内容を簡潔にまとめてメールをかくとさまざまなメリットがある。シンプルにまとめようとすると結構、努力がいる。今から相手に伝える内容の本質は何か？結局私は相手にどうして欲しいのか？これらを自ずとまとめる必要がある。このような何が本質で、何を要求すればいいのかといったことを意識する癖ができる。

また、そのメールを受けとる側にもメリットがある。簡潔にまとめられたメールは動きやすい。何かActionが求められていればやるべきことが明確だからだ。しかもメールを時間をかけて読む必要もないので、時間を節約できる。

ネイティヴのような自然な響きを求めるよりも、余すことなく「伝えきる」ことが大事

英語表現でネイティヴのような自然な響きを求めるよりも、余すことなく「伝えきる」ことが大事だと思う。英語が母国語でないものにとってはいくら頑張ってもネイティヴから見れば不自然な響きが残ることは必至。さらに文章の響きをまねたところで、一番肝心なのは内容だ。

会社で働いていれば、長文メールを送られてきて、じっくり読んで結局何をして欲しいのかわからない文章に少なからず出会ったことがあると思う。結局英文だろうが日本語だろうが簡潔に相手にものを伝えるということがメールで何かを相手に求めるとき、最優先にすべきことなんじゃないかなと思う。