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在宅勤務オンライン会議のマナー。テレワーク本場元外資社員が語る!

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このコロナ禍で待ったなしで日本の会社でも導入が急がれている在宅勤務(テレワーク)。慣れないオンライン会議で回線が繋がらないなどトラブルに見舞われたり、バタバタのスタートをすでに経験済みだと思う。なんとか「繋がった」ものの、次に気になるのがマナー。マナーは自然と過去の経験・失敗といったノウハウが結集し「これならみんな迷惑かからずに良いよね」と、形作られる性質を持つ。歴史の浅いテレワーク。「これなら良いよね」と言ったマナー形成はまだ時間がかかるのかもしれないが、コロナ禍以前も当たり前のようにテレワークで業務を遂行していた外資でのルールを暗黙のものも含め私の所属していた会社のケースを紹介したい。当然会社毎に異なると思うので、あくまでもご参考にしていただきたい。

オンライン会議中、発言しない時は「ミュート」

Web会議にはマイクロソフトのTeamsかSkypeを使用していたのだが、発言しない時は「ミュート」が鉄則だった。ログインした瞬間にまず確認するのがマイクのアイコンに斜め線が入っているかをまず確認してた。ミュートをし忘れている人がいればアイコンに音を拾っているマークが出るので、マイクがONの人には「マイクミュート願います」と注意を促していた。社内だけでなく、外部のお客さんとの会議でもミュートをお願いしていた。ONのままだとヘッドセットを使っていたら吐息や飲み物を飲む音、周囲の環境音が入って会議に集中できないので、自然とそういったルールが生まれた。逆に発言をするときはミュート解除を忘れてはいけない。発言を求められて良いことを語ったつもりなのに参加者には無音で「〇〇さん?」ってシーンもよくありがちだ。

オンライン会議の音声にこだわる

オンライン会議は音声が鍵になる。よってマイクにはこだわってもらった、母国語なら多少のノイズの混ざった環境でも聞き取りができる。だが多国籍企業だったので母国語でない会議に出なきゃいけないメンバーもいる。どう言うことかと言うと、日本人であれば英語、フィリピン人であれば日本語での会議だ。ただでさえも注意して聞き取らないといけない母国語以外のミーティングでノイズの混ざった音声を聞くのはキツイ。そう言うわけでマイクはexpense(経費精算)を認めていた。円滑に会議を進めるためにも、音質なんかで苦労はしたくない。経費精算は安いものだ。

ネット回線や音声など不調に備える

オンライン会議あるあるなのが、突如の不調だ。ネット回線に繋がらなくなったり、急にマイクが音を拾わなかったり、音が聞こえなくなったりするトラブルは起きるものだ。すぐさまリカバリできるようにTeamsやSkypeのオーディオの設定画面や、PCのWiFiや有線LANの設定はすかさず操作ができる様には準備しておきたい。

会議開催のギリギリの時間にログインしてPC不調に陥り、焦らないように会議開始数分前にログインして待っておくのが安心だ。さらに、完全にPCが不調でにっちもさっちもいかなくなった時のバックアップとしてスマホのTeams、Skypeで会議に入れるように慣れておいた。

ネット不調対策としてはWifiは回線のスピードが落ちがちだったので、有線LANを用いて対策していた。ネットスピード測定サイトで計測してみたら有線が早いのは一目瞭然だ。

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Web会議中の家族・ペット乱入に寛容に対応する

オンライン会議中に思わぬゲストが乱入することがある。子供やペットだ。そもそも乱入しないように「入っちゃだめ」とか対応しておくことが鉄則だ。とはいえお子さんが小さかったりしたら「ママーとか」「パパあそぼ」とか急に飼い犬が吠えだすとか不測の事態は起きる。当の本人は冷や汗をかくくらいドギマギする。なので、その時はビデオ会議なら子供に手を振ったり「お名前なんて言うの?」くらいの寛容さで、一瞬参加者が凍りついた場を和ませていた。

明日我が身なので寛容さを持って、たまには予期せぬゲストを受け入れる器量が必要だ。

会議中にこそこそテキストチャットはしない

トラブル防止のために会議中は使わないほうがいい。どう言うことかと言うと、オンライン会議ツールはテキストのチャット機能がついている。お客さんの前でプレゼンをしているときにこのチャットを使って話しかけてくるものがいる。「時間おしてる」とか「ここであの資料を見せてあげて」とか業務連絡的な内容だ。チャットは全員宛じゃなく特定のグループや人に向けて発信もできる。会議ツールに精通したものがやりがちなのだが、はっきり言って事故の原因になる。

社内のヒソヒソ話と思って送った宛先が「全員」だった場合The Endだ。会議中に業務連絡は不要。チャットも不要。何か気になることがあれば堂々と会議の場で発言や指摘すべきだ。実際に事故った事例も耳にしたので、我がチームには「会議中チャットは禁止、気になることがあれば会議にて発言せよ」と指示していた。おかげさまで無事故だった。

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