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オンライン会議のマナー やってはいけない〇〇

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在宅勤務オンライン会議のマナー。テレワーク本場元外資社員が語る!

このコロナ禍で、
待ったなしで日本の会社でも導入が急がれている
在宅勤務(テレワーク)。

在宅勤務の女性イメージ

慣れないオンライン会議で、
回線が繋がらないなどトラブルに見舞われたり、
バタバタのスタートをすでに御社でも経験済みだと思います。

なんとかネットには繋がったものの、
次に気になるのがマナーです。

マナーは自然と過去の経験・失敗といったノウハウの結晶です
「これならみんな迷惑かからずに良いよね」と、
形作られる性質を持ちます。

当然会社毎に異なるとおもいますが、
コロナ禍前から当たり前のように、
テレワークで業務を遂行していた外資でのルールを紹介します。
いいものがあったら、取り入れてみてください。

最後に絶対にNG(トラブル経験済み)のものもあるので
要チェック!

オンライン会議中、発言しない時は「ミュート」

Web会議は主に
マイクロソフトのTeamsと、
Skypeを使用していました

発言しない時は「ミュート」が鉄則でした。

ログインした瞬間にまず確認するのが、
マイクのアイコンに斜め線が入っているかどうかです。

ミュートをし忘れている人がいれば、
アイコンに音を拾っているマークが出るので、
マイクがONの人には

「マイクのミュートをお願いします」と注意を促していました。

社内だけでなく、外部のお客さんとの会議でも
ミュートをお願いしていました。

というのも、
マイクがONのままだと、ヘッドセットから

  • 吐息
  • 飲み物を飲む音
  • 周囲の環境音
  • 子供の絶叫
  • おかんの声

が入って、全然会議に集中できません。

逆に発言をするときはミュート解除を忘れてはいけない。

発言を求められて、
良いことを語ったつもりなのに参加者には無音で

「〇〇さん?」ってシーンもよくありがちでした。

オンライン会議の音声にこだわる

オンライン会議は音声が肝心です。
よってマイクにはこだわってもらっていました。

テレワーク・オンライン会議する女性

母国語なら多少のノイズの混ざった環境でも聞き取りができますが、
多国籍企業だったので母国語でない会議に出なきゃいけないメンバーもいます。

日本人であれば英語、
フィリピン人であれば日本語での会議です。

ただでさえ、
注意して聞き取らないといけない母国語以外のミーティングで
ノイズの混ざった音声を聞くのはキツイものです。

そう言うわけで、私のチームでは
マイクはexpense(経費精算)を認めていました。

円滑に業務を進めるため、
音質なんかで苦労はしたくないです。

ネット回線や音声など不調に備える

オンライン会議あるあるなのが、突然の不調です。

回線に繋がらなくなったり、
急にマイクが音を拾わなかったり、
音が聞こえなくなったりするトラブルは

たまに起きるものです。

すぐさまリカバリできるようにTeamsやSkypeのオーディオの設定画面や、
PCのWiFiや有線LANの設定はすかさず操作ができる様には
準備(勉強)しておきましょう。

会議開催のギリギリの時間にログインしてPC不調に陥り、
焦らないように、

会議開始数分前にログインして
待っておくと安心です。

さらに、完全にPCが不調で、
にっちもさっちもいかなくなった時のバックアップとして、
スマホのTeams、Skypeで会議に入れるように
慣れておきましょう。

ネット不調対策としてはWifiは回線のスピードが落ちがちだったので、
有線LANを用いて対策していました。

ネットスピード測定サイトで計測してみたら
有線が早いのは一目瞭然です。

ネット回線が不安定な方は、
一度スピードチェックをしてみるといいです。
カメラを使うのであれば、
最低でも20MB/sくらいは欲しいところです。

インターネット回線の速度テスト | Fast.com
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ネット回線が弱い場合は、
音声のみで会議に出席すると良いです。

動画転送のデータが不要になるからなのか、
安定したので、
デフォルトを「ビデオなし」会議にしたほどです。

Web会議中の家族・ペット乱入に寛容に対応する

オンライン会議中に思わぬゲストが乱入することがあります。
子供やペットの乱入ですだ。

そもそも乱入しないように
「入っちゃだめ」とか対応しておくことが鉄則です。

とはいえお子さんが小さかったりしたら
「ママーとか」「パパあそぼ」と寄ってきたり、

急に飼い犬が吠えだすとか
不測の事態は起きるものです。

当の本人は冷や汗をかくくらいドギマギするものです。

なので、
その時はビデオ会議なら子供に手を振ったりして
「お名前なんて言うの?」くらいの寛容さで、
一瞬参加者が凍りついた場を和ませていた
ものです。

明日我が身なので寛容さを持って、
たまには予期せぬゲストを受け入れる器量が必要です。

絶対にやってはいけない 会議中にこそこそ テキストチャット

トラブル防止のために、
社内連絡でチャット機能は
会議中は使わないほうがいいです。

NGサインを出すOL

どう言うことかと言うと、
お客さんの前でプレゼンをしているときに
このチャットを使って話しかけてくる人がいます。

「時間おしてる」
「ここであの資料を見せてあげて」とかの
業務連絡です。

確かにチャットは全員宛じゃなく
特定のグループや人に向けて発信もできます。

会議ツール(Teams, Skype)に精通した人がやりがちなのですが、

はっきり言って事故の原因です。

社内のヒソヒソ話と思って送った宛先が
「全員」だった場合The Endです。

驚くOL

会議中に業務連絡は不要。
チャットも不要
です。

何か気になることがあれば堂々と会議の場で発言や指摘すべきだからです。

実際に社内事故った事例も耳にしたので、
我がチームには
「会議中チャットは禁止、気になることがあれば会議にて発言せよ」と指示しました。
おかげさまで無事故でした。

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